Wel of geen exit gesprek met een werknemer?

Door Cora Hagen

Een medewerker vertrekt. Als leidinggevende kun je dan beslissen om wel of geen exit interview te doen. Wat zijn de argumenten voor en tegen? En als je besluit een exit gesprek te willen doen, welke vragen kun je dan stellen? Hierbij mijn tips.

1. Afweging wel of niet doen

Argumenten tegen een exit interview zijn bijvoorbeeld:

• de informatie die je krijgt is vertekend. Dit kan vooral gelden als de persoon niet weggaat uit eigen keuze.
• het kost teveel tijd (reken op 30 minuten tot anderhalf uur, afhankelijk van hoe je het doet)
• er gebeurt toch niets met de informatie.

Argumenten voor een exit interview zijn bijvoorbeeld:

•  mensen die vertrekken zijn vrij om eerlijk te antwoorden over wat er mis is in de organisatie en dat is waardevolle informatie om het beter te gaan doen
• je kan vragen wat er goed gaat in de organisatie, en daar vervolgens meer van gaan doen
• in het gesprek kan je het ‘goed uit elkaar gaan‘ bevorderen. Het wordt door de medewerker vaak als positief ervaren, omdat hij/zij serieus genomen wordt.
• het is een kans om te inventariseren wat voor kennis de vertrekkende medewerker heeft (en vervolgens kan je in overleg met de medewerker een plan maken voor de overdracht van de kennis)
• bij een medewerker die je graag wilt houden is het een kans om de beslissing te vertrekken ongedaan te maken

2. Wie

Stel, het besluit ligt er om een exit interview te gaan doen. Dan gaat het er nog om wie het gaat doen. In grotere organisaties is er vaak de mogelijkheid dat HR dit oppakt. Het voordeel daarvan kan zijn dat de medewerker zich vrijer durft uit te spreken over zaken die voor jou misschien pijnlijk zouden kunnen zijn. Aan de andere kant komt de informatie via een andere persoon via een filter bij jou, en werkt het vaak beter om het zelf rechtstreeks te horen. Dan weet je precies hoe het zit, kan je doorvragen en spoort het ook het meeste aan tot eventuele actie als dat nodig is.
Stel dat jij het gaat doen, hoe kan je dat dan aanpakken?

3. Algemene tips

Een korte opsomming:

•  Een onderzoekende opstelling werkt het beste. Soms even tot 10 tellen om een oordeel of tegenspraak binnen te houden als je het er niet mee eens bent. In sommige gevallen is dat best lastig. Het helpt om je dit vooraf voor te nemen en te bedenken dat de medewerker je in feite een kadootje geeft (en een gegeven paard kijk je niet in de bek).
• Open vragen stellen. Vermijd ‘waarom’, want dat geeft de ander al gauw het gevoel zich te moeten verdedigen. Denk eerder aan ‘hoe’ of ‘wat’ vragen. Zie verder hiervoor de voorbeeldvragen.
• Vraag door tot het zo concreet is dat je het echt voor je ziet
• Liever een 1 op 1 gesprek dan een formulier (biedt verlegen medewerkers die je niet zo goed kent eventueel wel de kans te kiezen voor een formulier)
• Maak aantekeningen tijdens het gesprek (eventueel op een voorbereid antwoordformulier) als je dat prettig vind om de informatie vast te houden

4. Wat wil je eruit halen?

Om goed te kunnen koersen op een effectief exitgesprek kan je jezelf vooraf de volgende vraag stellen: stel dat ik na dit gesprek vaststel dat het erg nuttig is geweest, wat is er dan gebeurd? Wat hebben we dan besproken?
Dit helpt je om te kiezen welke vragen je wil stellen.

Vaak is de insteek bij exit gesprekken om vooral boven water te krijgen wat er mis is in een organisatie. Naar mijn ervaring is dit zinvol om te weten, maar is andere informatie vaak meer bruikbaar en makkelijker in de uitvoering, namelijk : Wat vond je dat al goed ging en zouden we meer van moeten doen? Informatie hierover sluit namelijk beter aan bij wat daadwerkelijk al goed werkt voor de organisatie, en maakt daarmee een veel betere kans om te worden benut. het is goed om eerst hier rendement uit te behalen voordat je je waagt aan ‘alles wat anders moet’ in jouw organisatie.

Daarnaast, als je weet wat er mis is kan je wel een slag slaan naar de oplossing, maar weten wat de oplossing is (in een organisatie met mensen die niet altijd logisch en rationeel handelen) is een tweede. En als je mensen vraagt naar wat ze anders zouden willen, komt er bovendien een hoop fantasie bij kijken. Hoe reëel zijn die voorgestelde oplossingen? Hoe ‘hard’ is de informatie die je daarmee krijgt?

!! Mijn tip is om eens uit te proberen wat er gebeurt als je de focus legt op de concrete ervaringen en op wat goed werkte en slechts kort aandacht besteed aan wat er mis is en anders zou moeten.

Wordt het gesprek ook nog eens een stuk positiever van, en dat is mooi meegenomen.

5. Voorbeeldvragen gericht op organisatieverbetering

•  Hoe ben je tot het besluit gekomen om weg te gaan?
• Wat is je belangrijkste reden om de organisatie te verlaten?
• Stel dat je niet weg was gegaan, wat had je dan graag gezien dat er anders ging in de organisatie?
• Wat in onze organisatie is je goed bevallen?
• Waar ben je tevreden over ten aanzien van onze afdeling, en hoeft er niet te veranderen?
• Welke verantwoordelijkheden in jouw functie vond je prettig? Stel dat je was gebleven, welke mogelijkheden zouden er dan zijn voor de organisatie om dat uit te breiden?
• Welke capaciteiten had je vooral nodig in jouw functie?
• Waar heb je het meeste van geleerd?
• Aan welke feedback heb je het meeste gehad?
• Welke aspecten van de cultuur van deze organisatie vond je (wel) prettig?
• Kan je 2 dingen noemen die je goed geregeld vond in deze organisatie, en 2 dingen die beter geregeld zouden kunnen worden? Ten aanzien van die laatste 2; wat zou dat vooral kunnen opleveren als het verbeterd wordt?
• Wat hielp jou het beste om jouw werktijd goed (of zo goed mogelijk) te gebruiken?
• Wat zijn de belangrijkste 3 inzichten die je hier ten aanzien van onze klanten / producten hebt opgedaan?
• Met welke werkzaamheden die jij in deze functie hebt gedaan heeft de organisatie het beste gebruik gemaakt van jouw kwaliteiten?
• Wat werkte er goed in de samenwerking met collega’s?
• Welke contacten zijn voor jou van belang geweest? Wat hebben die vooral opgeleverd?

6. Voorbeeldvragen gericht op kennisoverdracht

•  Hoe kunnen we nog zo goed mogelijk profiteren van jouw kennis en ervaring voor je weggaat?
• Wat kunnen wij doen om ervoor te zorgen dat jij nog zoveel mogelijk kennis en ervaring kan achterlaten of overdragen in ons team?
• Wil je ons helpen om nog zoveel mogelijk belangrijke contacten die jij hebt opgedaan over te dragen? Hoe zouden we dat het beste kunnen doen?

7. Afsluiting en doorpakken

Bedank de medewerker hartelijk voor de informatie. En nu? In mijn ervaring werkt het goed om zelf nog even te blijven zitten en maximaal 3 tot 5 aandachtspunten op te schrijven. Deze punten vormen de kern van het verhaal, de inzichten die jij daarin interessant vind en eventuele acties die je wilt ondernemen.

Succes!

posted by: Cora Hagen, Simpel HR,
Cora Hagen is een gastblogger voor Ondernemer + Praktijk en schrijft elke 14 dagen bruikbare tips voor die Ondernemer die op de juiste wijze wil omgaan met zijn of haar medewerkers.

P.S. Prettig om de dilemma’s over je personeel eens te bespreken? Ik ben een onafhankelijke gesprekspartner met begrip en ervaring.

Stel je deze informatie op prijs? Spreken de onderwerpen je aan? Wil je deze informatie blijven ontvangen? Laat dan je gegevens achter op https://financieringplus.nl/ en ontvang de nieuwsbrief en e mails met soortgelijke interessante onderwerpen. Met een like op onze facebook-pagina, weten wij dat je ons werk waardeert